Í þá gömlu góðu daga

Tækiframfarir hafa gert það að verkum að saga margra félaga er illa varðveitt, myndir eru geymdar í tölvum gamalla félaga, fundargerðir ekki til og jafnvel ekki vitað hver sat í stjórnum félaganna. Mörg félög þurfa að gera átak til þess að skilja eftir sig gögn til varðveislu fyrir framtíðarfélag og varðveita söguna.

Þeir sem hafa tekið þátt í félagsstarfi hafa oft séð kassa í horni með gömlum myndum, gömlum fundargerðarbókum, gestabókum, útgefnu efni og öðru dóti. Oft hefur þetta bara þótt taka pláss, á meðan aðrir hafa séð mikilvægi þessara kassa sem upplýsingar um sögu félaganna.

Í dag er þetta gjörbreytt, fá félög safna þessum gögnum nema að litlum hluta, ástæðan eru þær gríðarlega tækniframfarir sem hafa orðið.

Margt í þessum breytingum hefur orðið til góða, en hins vegar er ýmislegt sem þarf að varast til þess að varðveita rétt gögn úr sögu félaganna.

Ritun fundargerða hefur dottið upp fyrir hjá mörgum félögum, og hefur sú iðja breyst frekar í að senda verkefnalista eftir fundi. Þeir sem þó halda fundargerðir gera það oftast ekki lengur í fundagerðarbækur eins og áður heldur fer þetta fram í tölvu og viðkomandi aðilar fá fundargerðir sendar í tölvupóstum. Fundargerðir eru hins vegar mjög mikilvægar fyrir sögu félaga, og til þess að geta séð hvaða ákvarðanir hafa verið teknar af félaginu og á hvaða tíma.

Eftir að stafræna tæknin tók yfir og allir fengu stafrænar myndavélar hefur orðið gríðarleg breyting í varðveislu mynda í félagsstarfi. Nánast allir eru komnir með myndavélar, og oft eru myndir teknar í starfinu en varðveislan er í mestalagi á heimasíðu félaganna í lélegri upplausn og svo hjá þeim sem tók myndina. Oft liggur ekki einu sinni hver tók myndina og til að finna það liggur ekki einu sinni fyrir hverjir voru í stjórn á þessum tíma.

Saga félaga er mjög mikilvæg, bæði fyrir félaga sem taka þátt í starfi félagana en jafnvel nokkrum árum eftir að hafa tekið þátt í félagi getur verið mikil vinna að finna upplýsingar um ákvarðanir, eldri stjórnir, hvað var gert á þessum tíma, hverjir tóku þátt í starfinu og myndir úr starfinu.

Ef þú ert í stjórn félags í dag ætti það að vera eitt af verkefnum stjórnarinnar að tryggja varðveislu sögu þess félags, með því að rita góðar fundargerðir, sjá til þess að gögn varðveitis og tryggja gott aðgengi að myndum úr sögu félagsins.

Eftir nokkur ár verða þér ansi margir þakklátir fyrir að sagan skuli geymd en ekki gleymd. Ef ekki fyrir aðra þá fyrir þig og að geta rifjað upp góðar minningar í skemmtilegu félagsstarfi sem þú tókst þátt í.

Latest posts by Tómas Hafliðason (see all)

Tómas Hafliðason skrifar

Höfundur hefur skrifað á Deigluna frá árinu 2002. Höfundur er verkfræðingur frá Háskóla Íslands og rekur eigið fyrirtæki.