Á síðustu stundu?

Þrátt fyrir skipulags tól og tæki hefur fólk tilhneigingu til að leysa viðfangsefni sín eins seint og hægt er. Hvort sem að viðfangsefnið er að skila skattaskýrslunni, ritgerð eða vídeóspólu, fara með bílinn í skoðun, afgreiða þingmál eða jafnvel færa flugvelli hefur fólk tilhneigingu til að gera það á síðustu stundu.

Stór hluti af tíma fólks fer í að skipuleggja tíma sinn og finna leiðir til að halda sig innan tímamarka með viðfangsefnin. Þrátt fyrir skipulagið hefur fólk tilhneigingu til að leysa viðfangsefnin eins seint og hægt er. Hvort sem að viðfangsefnið er að skila skattaskýrslunni, ritgerð eða vídeóspólu, fara með bílinn í skoðun, afgreiða þingmál eða jafnvel færa flugvelli hefur fólk tilhneigingu til að gera það á síðustu stundu.

Ógrynni af fræðibókum fjalla um hvernig sé hægt að skipuleggja tímann, klára á réttum tíma og gera glæsilegar tímaáætlanir. En þrátt fyrir alla flóruna í skipulags tækjum og tólum, fílóföxum og forritum virðist fólk ekki ráðast í verkefnin fyrr en eins seint og hægt er.

Fólk úthlutar sjálfum sér tíma til að leysa verkefnin oftast eins nálægt eindaga og það telur sig komast upp með. Skipulagið er því oftast unnið aftur á bak eða út frá síðasta mögulega degi og gert ráð fyrir að ekkert komi upp á. Verkefnin flækjast síðan oftar en ekki á elleftu stundu þegar ófyrirséð vandamál koma upp.

Dr. Eli Goldratt hefur fjallað um þessi einkenni í fræðibókum sínum og kallað þessa hegðun “The Student Syndrome” eða stúdenta heilkennið. Stúdenta heilkennið veldur því að fólk ræðst ekki á viðfangsefnið af fullum krafti fyrr en það eru allra síðustu forvöð að ráðast á verkefnið, þrátt fyrir að hafa vitað af verkefninu í talsvert lengri tíma en það tekur að leysa það.

Líkingin er fengin frá stúdentum sem eru líklega sá hópur sem þekktastur er fyrir að ráðast ekki í verkefnin fyrr en á síðustu stundu. Í bók sinni Critical Chain fjallar Goldratt um áhrif samspils mílusteina og stúdenta heilkennisins í verkefnastjórnun. Samspil þessara þátta telur hann valda því að ef nægur tími til stefnu fram að skiladegi verkefnis er þeim tíma sem umfram fyrst eytt í önnur verkefni. Þegar hafist er loks handa koma líklega upp vandamál og lausn verkefnins tekur lengra tíma en upphaflega áætlað. Það svigrúm sem hafði verið áætlað á verkefnið hefur hins vegar verið étið upp í annað og því þarf gjarnan að leysa verkefnið með aukinni fyrirhöfn, tilkostnaði eða seinkunum á öðrum verkefnum.

Niðurstaða Dr. Goldratt er að fólk geti afkastað meiru ef verkefnum er ekki frestað þangað til tíminn er að verða útrunnin með þeim hætti lendir fólk ekki í stressi á elleftu stundu þegar leysa þarf verkefnið með auknum tilkostnaði og fyrirhöfn. Í staðinn fyrir að horfa á skilafrestinn sem helsta útgangspunktinn ætti að skipuleggja verkefnin út frá þeim tíma sem er fyrir hendi og öðrum verkefnum og reyna að ljúka verkefnum í einni atrennu sem fyrst.

Latest posts by Berglind Hallgrímsdóttir (see all)